VESTROCK, een kijkje achter de schermen VESTROCK, een kijkje achter de schermen

Wat komt daar eigenlijk bij kijken, een festival organiseren?

, Tekst: Kelly de Rybel

Hulsters festival Vestrock zag het levenslicht bijna een decennium geleden als een initiatief van een groep vrienden die ‘weleens een goed feestje wilden organiseren.’ Bijna acht edities verder is het festival uitgegroeid tot een 3-daags festival met ruim 25.000 bezoekers en een brede, internationale line-up. Maar Vestrock is ondertussen meer dan dat, het is uitgegroeid tot een regionale trots. 3voor12 Zeeland wilde wel eens weten wat daar allemaal bij komt kijken en ging in gesprek met medeoprichter Marcel Verhaar.

Een kleine tien jaar geleden besloot een groep vrienden, allemaal oorspronkelijk uit Hulst, een feestje te organiseren. Slechts één dagje, maar wel zoals ze het zelf wilden. Bourgondisch gezellig, een persoonlijke, intieme sfeer, en natuurlijk goede muziek. Een concept was geboren, maar de uitvoering ervan verliep minder soepel dat eerste jaar.

“Op de ochtend van de eerste editie hadden we maar iets van de helft van de kaarten verkocht”, vertelt Marcel Verhaar, medeorganisator sinds de eerste dag. Hij praat ons bij over hoe zenuwslopend die eerste editie was. “Toen we begonnen, hadden we eigenlijk weinig zicht op wat er allemaal bij komt kijken. Aanrijdroutes, de broedseizoenen in het natuurgebied, er kwamen zaken bij kijken die we van tevoren niet echt op ons netvlies hadden. Het was een enorm risico, de datum naderde en er was zoveel dat nog moest gebeuren. En natuurlijk liepen we door de tegenvallende kaartverkoop financieel een enorm risico. Tja, dan maar een jaartje niet op vakantie, denk je dan. Op de dag zelf schoot de temperatuur naar bijna 30 graden en verkochten we zo veel kaarten aan de deur dat we ’s middags al waren uitverkocht. We hadden totaal niet verwacht dat het zo’n succes zou worden. Op het moment dat we tijdens die eerste editie ‘s avonds die volle weide zagen, beseften we dat we dit niet alleen voor onszelf doen en dat we er heel veel mensen een goed gevoel mee gaven. Eigenlijk is toen het echte begin gelegd voor een langere termijn planning.”

“Op het moment dat we tijdens die eerste editie ‘s avonds die volle weide zagen, beseften we dat we dit niet alleen voor onszelf doen en dat we er heel veel mensen een goed gevoel mee gaven. Eigenlijk is toen het echte begin gelegd voor een langere termijn planning”

Vestrock

De organisatie haalde inspiratie uit eigen festivalervaring. Ervaring rondom evenementen organiseren was er wel, maar niet op dit niveau, zegt Verhaar. “We gaan zelf veel naar festivals en er waren dingen die we anders wilden zien. Goede voorzieningen, duurzaamheid, maar ook een persoonlijke en intieme sfeer, voor zowel bezoeker als artiest. Vanaf het begin hebben we daar een punt van gemaakt. Het moest gewoon goed zijn”, voegt hij toe. “We wilden bijvoorbeeld geen DIXI’s, maar normale toiletten.” Een keuze die zeer gewaardeerd wordt door menig bezoeker.

Toch heeft het festival onvermijdelijke veranderingen ondergaan. Zo is onder andere de originele set-up van de podia omgegooid en uitgebreid. De Silent Disco is verdwenen en de akoestische sessies zijn verplaatst naar de Basiliek in de binnenstad van Hulst. “Soms is dat nodig om het concept fris te houden. Er zit elk jaar wel iets tussen waar we toch wel een aantal nachten van wakker liggen. Dat houdt het fris en spannend.” Hij voegt eraan toe dat niet altijd iedereen even enthousiast is over sommige aanpassingen, maar negatieve reacties horen er nu eenmaal bij. “Gelukkig is het nooit zover gekomen dat we keuzes wilden terugdraaien omwille van kritiek. We geloven in verbeteringen die we hebben doorgevoerd, anders zouden we ze niet doen. Maar daarmee zeg ik natuurlijk niet dat we alle wijsheid bezitten. Tijdens de festivaldagen zelf zie je pas of iets werkt of niet. Het is vooral een kwestie van trial and error.”

Luister hier onze Vestrock playlist op Spotify:

Sommige vernieuwingen ontvingen veel lof van zowel bezoeker als artiest, zoals het inzetten van de Basiliek als extra locatie. “We wilden graag de stad Hulst meer betrekken en we merkten dat tijdens de akoestische sessies het geluid van het hoofdpodium begon te storen. Toen zijn we naar de Basiliek uitgeweken. Dat was ook goed voor het intieme aspect van het festival en we vinden het erg belangrijk dat in stand te houden.”

Wat festivalbezoekers doorgaans niet zien is dat er voor een onafhankelijk festival als Vestrock weinig marge is voor tegenslag. De aanhoudende regen in 2016 is een voorbeeld. “Vorig jaar zwommen de eendjes op de weide. De houtsnippers die we daarvoor moesten aanschaffen was eigenlijk zo’n beetje de duurste act die dat weekend op de wei aanwezig was. Als er zoiets tegen zit draaien we verlies. Je kan over succes achteraf pas uitspraken doen.” Het is ook vanwege datzelfde wispelturige weer dat de organisatie koos voor een grote tent, om als extra buffer te dienen mocht het fout gaan. “Als we het festival tijdelijk stil moeten leggen vanwege een storm staan we daar compleet achter maar het is wel een domper. Dat betekent minder inkomsten, wat we dan niet kunnen investeren in de volgende editie. We organiseren dit festival niet om voor onszelf een mooie auto te kunnen kopen, we willen het voortbestaan van het festival kunnen garanderen.”

Een groot deel van het budget gaat naar programmatie. Ook daarin is het festival over de jaren heen geëvolueerd. De Nederlands/Belgische insteek waarmee het in 2010 begon heeft ruimte gemaakt voor een gevarieerde internationale line-up. Zo kijkt de organisatie vooral naar wat er bij de doelgroep leeft, welke artiesten veel volk trekken, en of het enigszins betaalbaar is. “Het is geen boodschappenlijstje die je ‘even’ afloopt. We moeten kijken welke artiesten relevant zijn, maar natuurlijk ook welke artiesten op dat moment beschikbaar zijn. Als er erg getrokken wordt aan een bepaalde act heeft dat natuurlijk wel een streepje voor. We hebben als klein tot middelgroot festival simpelweg de promotiepower niet om een totaal onbekende band te programmeren waarvan we niet zeker zijn of die omarmd zal worden door het publiek. Het verandert wel enorm snel tegenwoordig. Een kleine act kan het ene jaar vrijwel onbekend zijn en het volgende de grootste zalen uitverkopen. En ook de artiesten en het management moeten een optreden op Vestrock zien zitten als een bijdrage in hun plan. Daarnaast programmeren we natuurlijk niet voor onszelf, maar voor ons publiek.”

“Ook de artiesten en het management moeten een optreden op Vestrock zien zitten. Daarnaast programmeren we niet voor onszelf maar voor ons publiek.”

Keuzes worden niet alleen gemaakt op basis van wat zou kunnen en wat mensen willen, vertelt Verhaar. “We hebben een programmeringsvisie uitgeschreven waarop we fundamentele keuzes baseren. Dit is om er voor te zorgen dat het past bij waar Vestrock voor staat. Een goede line-up is ook zoeken naar een gezonde balans die past bij het festival. We zoeken heel erg naar de breedte, maar willen vooral ook avontuur in de onderkant bieden. Het is trouwens nooit onze ambitie geweest om steeds grotere headliners neer te zetten.” Daarnaast is de hiphopvertegenwoordiging op Vestrock tijdens de afgelopen zeven edities sterk gegroeid. Een genre dat zeker niet genegeerd wordt tijdens het boekingsseizoen. “De huidige generatie groeit op met hiphop. Het is belangrijk gehoor te geven aan de jongere doelgroep omdat het hen enorm aanspreekt. Het past bij onze visie en we zien dat het werkt.” 

We vragen ons af hoeveel uur de harde kern uiteindelijk steekt in al dat organiseren. Verhaar vertelt ons dat hij gemiddeld toch wel zo’n 30 uur per week bezig is met Vestrock, bijna een fulltime baan die alleen maar groeit naarmate het festival dichterbij komt. “Als ik het niet leuk zou vinden, zou ik dit nooit volhouden. Maar het betaalt zich in plezier terug. Tijdens het festival loop ik een heel weekend brandjes te blussen. Artiesten die te laat zijn, verschuivingen in de planning, instrumenten die vergeten zijn, verzin het maar. Ik slaap een week rondom het festival nauwelijks, dus daarna moet ik eerst een paar dagen bijkomen.” Wanneer de drukte van het festival dan eindelijk over zijn hoogtepunt is, komt het opruimen en het nawerk. “In de periode na het festival evalueren we met de betrokken partijen. Dat hoeft niet, maar dat vinden we wel belangrijk. Facturen moeten betaald worden, dat soort werk. Dat loopt tot ongeveer twee maanden na het festival en dan begint alles weer opnieuw.”

“Ik ben gemiddeld 30 uur per week bezig, maar het betaalt zich in plezier terug.”

nu op 3voor12