We zitten een ruime week voor de aftrap van het festival. Je zou verwachten dat op het hoofdkwartier van Welcome to The Village aan de Zwettestraat in Leeuwarden een drukke, haastige sfeer zou heersen. Niets is minder waar. Buiten speelt jong en oud een potje voetbal, in de kantine pruttelt een Mexicaanse bonenschotel (we eten wraps vanavond). Op het hele terrein zien we geen enkele stressende medewerker, maar een ontspannen sfeer. Aan het kanaal achter het terrein vertellen Bootsma, Reen, Dijkstra en Van Netten over hun hoogte- en dieptepunten.
Peter Dijkstra begint direct enthousiast: “Als programmeur is mijn beste herinnering ironisch genoeg toen ik zelf moest draaien. Op Blessum draaide toen een dj die eerder weg moest om nog thuis te kunnen komen. Wij (Peter Reen, Eva en ik) draaiden al een uurtje op de mainstage, toen de oproep binnen kwam via de porto. Op dat moment stonden op Blessum 800 man te wachten. Samen hadden we net genoeg wereldmuziek om een setje te vullen. Niet dat wij de meest geweldige dj’s zijn, maar een feestje werd het wel! Onze biertjes draaiden die avond op de draaitafels, terwijl wij op onze laptops op stop en play aan het drukken waren. Dat moment blijft me altijd wel bij’’, herinnert Dijkstra zich. ‘’Qua programmering is wat mij betreft het boeken van Oscar and The Wolf op de allereerste editie. Een halfjaar later brak de hype rondom de band uit. We waren dus net te vroeg maar dat is nou juist de plek van het festival. Artiesten kunnen zich in een vroeg stadium laten zien.’’
Met de vijfde editie voor de deur zit de organisatie van Welcome to The Village middenin de voorbereidingsdrukte. Toch nemen we tijd om de spulletjes neer te leggen en terug te blikken naar de afgelopen vier edities. Sjoerd Bootsma (artistiek leider), Peter Reen (muziekprogrammering), Peter Dijkstra (muziekprogrammering) en Eva van Netten (artistiek programmacoördinator) nodigden ons uit om een hapje te eten en te vertellen hoe het festival uiteindelijk de plek is geworden waar je vooraf al heimwee naar hebt. De vier raken met name over de eerste editie niet uitgepraat en vertellen meer over ontruimingen, Pippi Langkous en op draaitafels ronddraaiende biertjes.
Eva van Netten beleefde datzelfde weekend compleet anders: “In 2013 speelde ik met BlackboxRed in de grote tent en dacht: “Wat is het hier ineens gezellig.” Bleek dat ze het terrein aan het evacueren waren vanwege de naderende storm. Na het vierde nummer werden alle bezoekers naar containers, afdakjes en het naastgelegen Aqua Zoo gebied geëvacueerd.’’ Noodweer naderde en alle festivalgangers moesten van het terrein. Niet een makkelijke eerste editie voor de organisatie: ‘’Ik leidde de coördinatie van de evacuatie’’, vult Sjoerd Bootsma aan. ‘’Een ontruiming wegens noodweer zie je gelukkig van tevoren aankomen. Je communiceert tijdens een festival nauw met de vliegbasis, politie en brandweer. Je besluit samen om de ontruiming in te zetten en je doet het gewoon. Er is op dat moment geen paniek omdat je weet wat je moet doen.’’
Peter Reen vult aan: “Op dat moment zijn we er wel achtergekomen hoe ons team werkt. Het was wat mij betreft een dieptepunt om alle bezoekers weg te moeten sturen. Maar we ontdekten op dat moment wel dat ons team een machine is die dit soort crises aankan. Na deze situatie keken we elkaar aan en dachten: als we dit aankunnen, dan is de rest van het weekend smooth sailing. Zo kunnen we nog wel meerdere ontruimingen aan.’’Reen onderbreekt zijn verhaal even en refereert met een zucht naar de last minute terreinverplaatsing van 2016: “En die kwam er ook …’’.
'Een festival is een goocheltruc. Voor de schermen moet je niet kunnen zien hoe het georganiseerd is'
Bootsma kijkt met trots terug op de eerste editie: “Wat we dachten na de eerste editie in 2013? Dat we het onmogelijke hebben gedaan. Het lijkt alsof een kind van 5 die bij de rekstok probeert te komen en waarvan de armen op het laatste moment ineens 5 centimeter groeien. Het is zoals Pippi Langkous altijd zei: ‘’Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.’’ Zo stonden wij er tijdens de eerste editie tegenover. Natuurlijk hadden Peter Reen en ik eerder festivals georganiseerd op bijvoorbeeld het Oldehoofsterkerkhof. Toch bleek een festival organiseren op een plein met een water- en elektriciteitsvoorziening iets anders te zijn dan drie dagen in de drek waarop nu alleen konijnen lopen”
Vandaag de dag denkt het team niet aan uitbreiding maar juist aan verkenning. Dijkstra en Reen leggen uit: “De schaal is op dit moment ideaal. We hoeven niet zozeer een groter festival neer te zetten met meerdere bezoekers. In de afgelopen 5 jaar hebben we gepuzzeld en gezocht naar passende artiesten met als resultaat dat we nu bijvoorbeeld met aansprekende wereldmuzikanten en theatervoorstellingen kunnen komen.” Bootsma vult aan: ‘’Een festival is een goocheltruc. Voor de schermen moet je niet kunnen zien hoe het georganiseerd is. Maar tijdens de eerste editie heb ik bijna niets van het festival meegemaakt vanwege alle taken. Het enige dat ik me kon herinneren is dat we met z’n allen achter het podium stonden te janken bij afsluiter Ewert And The Two Dragons. In de afgelopen jaren hebben we geleerd dat we ook tijdens het festival meer te genieten valt. De ervaring van ons team verklaart denk ik ook wel de relaxte sfeer die hier bij ons op het hoofdkwartier hangt.”
Komend weekend viert Welcome to The Village een verjaardagsfeestje wegens het vijfjarig bestaan van het festival. Op de uitnodiging staan artiesten van over de hele wereld. Jij bent ook van harte welkom gebakjes, pony's en biertjes te komen nuttigen van vrijdag 21 t/m zondag 23 juli in recreatiegebied De Groene Ster.