Frits Lintmeijer heeft wat strepen voor op de cultuurwethouders die hem voorgingen: het lukte hem om de drie toekomstige partners in het Muziekpaleis weer om de tafel te krijgen. Ook liet de GroenLinks-politicus eind 2011 'een realistische begroting' opstellen, waarbij het exploitatietekort en de aanloopkosten aan het licht kwamen. Lintmeijer: "Ik wilde de hele begroting van onderop opnieuw en op een realistische manier opbouwen: kijken wat het bezoekerspotentieel is. Dat leidt tot een eerste overzicht met inderdaad een tekort van acht ton. We moeten met de drie partijen, de besturen van Tivoli, Stichting Jazz Utrecht en Muziekcentrum Vredenburg (wat wij zelf zijn), kijken hoe we de begroting sluitend krijgen. En dat gaat lukken." Reden voor deze eerder niet begrote tegenvaller zijn: "hogere gebouw(gebonden) kosten en -investeringen die ten laste van de gebruiker komen".

In vergelijking met de vorige begroting (2008) is de laatste begroting (eind 2011) behoorlijk bijgewerkt. Zo zijn veel cijfers geactualiseerd: Het aantal concerten is verminderd van 889 naar 775 met het oog op de verwachte marktontwikkelingen, de economische crisis, de cultuurbezuinigingen en het verwachte effect van het hoge BTW tarief op de podiumkunsten. Het aantal verwachte bezoekers is juist gegroeid van 460.000 naar 490.000; 100.000 meer dan de muziekpartners in 2010 mochten ontvangen. Dat moet bereikt worden door een verhoging van het aantal popconcerten en een vermindering van de dance, symfonische muziek, jazz, kamermuziek en lichte muziek. Ook het aantal educatieve concerten is teruggebracht van 85 naar 66 per jaar.

In november liet wethouder Lintmeijer namens het college van B&W al in een briefaan de raad weten dat die 813.000 euro gecompenseerd zou worden door taakstellende maatregelen. Nu licht hij de maatregelen toe: "We kijken waar er wat valt te halen. Dan kun je denken aan de manier waarop het onderhoud gedaan wordt, aan afschrijvingen, en huurberekening. Verder kunnen we nog wat doen door de horeca te optimaliseren en zit een deel in de technische kosten." De wethouder benadrukt dat het hier geen creatief boekhouden betreft: "We hebben ons niet rijk gerekend door te denken dat de kaartjes wel 10% duurder kunnen of met opgeklopte bezoekersaantallen. We hebben echt gekeken naar wat je kunt programmeren per zaal en ik durf te zeggen dat we aan de voorzichtige kant zitten."

Nu de exploitatielijken uit de kast vallen, kun je concluderen dat de voorgangers van Lintmeijer, Van Eijk (GroenLinks) en De Gelder (VVD), de begrotingen te rooskleurig hebben voorgesteld. "Dat was voor mijn tijd, ik heb geen research gedaan wie er iets fout heeft gedaan. Sommige aannames van destijds blijken juist, bij andere aannames zit er wat verschil tussen. De begroting die er nu ligt, daar zijn de drie partijen het over eens." Hoe hij die partijen weer aan tafel kreeg? Simpel: "Ik heb gezegd dat alle partijen over de eigen schaduw moesten springen, kijken wat we willen met z'n allen en wat daar uit komt. En ik kwam natuurlijk nieuw binnen, met een frisse blik. Dat scheelt."

Een tweede onaangename verrassing vormen de eenmalige aanloopkosten voor het Muziekpaleis, waar Lintmeijer zich mee geconfronteerd ziet. Het gaat om een bedrag van liefst vijf miljoen euro. "Klopt, ook daar kijken we naar mogelijkheden om dat bedrag terug te brengen." De kosten komen onder meer voort uit de gebruikersinrichting (kost een half jaar) en het inlopen van de hele organisatie. In de brief aan de raad van november bleek dat daar in de vorige begroting uit 2008 geen rekening mee is gehouden. Sterker: men dacht dat aanloopverliezen in de eerste jaren van volledige exploitatie, in de jaren daarna konden worden terugverdiend. Conclusie vanuit de realistischer begroting: "Deze aannames moeten wij op basis van de actualisatie echter herzien." 

Waar in 2008 ook geen rekening mee werd gehouden is dat: "de vaste lasten bij een op gang komende programmering volledig doorlopen en er extra personeel nodig is om zowel op de nieuwe als op de oude locaties te kunnen werken, terwijl de opbrengsten nog minimaal zijn". Lintmeijer vult aan: "We hebben ook organisatie- en personeelskosten, zaken zoals de overgang van personeel naar een nieuwe CAO. Daar staat tegenover dat zowel Tivoli als het Muziekcentrum een potje aan reserves heeft." Vredenburg zou in 2014 een reserve van 4,4 miljoen euro hebben opgebouwd. Die reserves zijn volgens de brief echter "niet voldoende om de personele frictiekosten en de aanloopkosten te dekken". De wethouder stelt daarom: "We gaan hard aan de slag om de transitieperiode zo kort mogelijk te houden, zodat de aanloopkosten zo klein mogelijk zijn. Die frictiekosten moeten zeker nog omlaag."

De Nieuwe Utrechter becijferde dat het Muziekpaleis door deze tegenvallers 1,3 miljoen euro per jaar duurder zou uitvallen. Dus bovenop de 7,5 miljoen euro subsidie, die Vredenburg, Tivoli en SJU straks jaarlijks ontvangen voor de huur en de exploitatie. Volgens Lintmeijer klopt die 1,3 miljoen euro extra niet. Ten eerste niet, omdat hij het exploitatietekort belooft op te lossen. "En de aanloopkosten zijn eenmalig, die tikken niet jaarlijks door." Er komt volgens de wethouder geen structurele verhoging van het subsidieniveau. "Dat is niet waar we naar streven."

Met de komst van het Muziekpaleis wordt volgens Lintmeijer ook naar de toekomst van Tivoli de Helling gekeken. "Dat is nu een afzonderlijke stichting, die gefaciliteerd wordt vanuit Tivoli. We kijken of we die op dezelfde manier in stand kunnen houden als het Muziekpaleis open is. Maar als er nog een nieuwe bezuinigingsronde van het kabinet aan komt, dan weet je nooit wat je in stand kan houden." EKKO staat helemaal los van het Muziekpaleis project, verklaart de wethouder. Omdat de hele cultuurbegroting onder druk staat en de provincie Utrecht ophoudt met subsidiëren, heeft Lintmeijer alle culturele instellingen gevraagd plannen in te dienen voor de periode 2013-17. "En ik heb advies gevraagd van een onafhankelijke commissie. De afwegingen daarin staan los van het Muziekpaleis."

Met het verdwijnen van SJU (de zaal sloot vorig seizoen, alleen het bestuur is over) en het verdwijnen van de muziekprogrammering van Theater Kikker, blijft dan verder vooral buitenbeentje RASA over. Het wereldmuziekpodium valt niet onder het culturele convenant 2009-2012, maar de gemeente heeft de subsidietaak (€ 587.263,–) overgenomen van het Ministerie van OCW. "RASA is een ander verhaal. We kijken wel voor de toekomst naar de samenwerking met het Muziekpaleis." Of dat kan leiden tot een opgaan in het Muziekpaleis, dat straks vijf zalen waaronder een cross-overzaal herbergt, bevestigt noch ontkent de wethouder. "Alle opties zijn mogelijk." In 2006 stemde het college nog in met een SP-motie die stelde dat "tegenvallers bij de exploitatie van het Muziekpaleis niet ten koste zullen gaan van de gemeentelijke financiële steun aan de kleinere culturele instellingen als EKKO en RASA in de stad".

In de brief aan de raad beloofde de wethouder nadere voorstellen om de aanloopkosten terug te brengen, in de aanstaande voorjaarsnota. "Ik streef ernaar dat in deze voorjaarsnota te doen, maar daarvoor hebben we natuurlijk nog een jaar de tijd." In de nota zullen in ieder geval het exploitatietekort en het miljoen aan taakstellende maatregelen uit de doeken worden gedaan. Bespreking van de voorjaarsnota staat op de agenda van de gemeenteraad voor donderdag 5 juli. Dit najaar verwacht het college dat behoorlijke vorderingen gerealiseerd zijn: dan moeten het ondernemingsplan, de exploitatieopzet, de frictieproblematiek, de plaatsing van het personeel en de vormgeving van de nieuwe stichting zover zijn dat de besturen van Tivoli, SJU en de gemeente de definitieve samenwerking vast kunnen leggen. "Dat is te beschouwen als het 'point of no return' voor alle betrokkenen."